Entenda como funciona este documento obrigatório e veja como automatizar o processo contribui para a produtividade da sua empresa
Todos os dias para uma contabilidade, seja terceirizada ou dentro de um setor na empresa, são desafiadores devido aos vários processos burocráticos, como o da folha de pagamento, por exemplo.
Este é um importante documento, obrigatório, que atordoa a muitos empresários todo início de mês, já que calcular folha de pagamento não é tão simples assim, exigindo, normalmente, um colaborador dedicado para essa função. Ou, em alguns casos, pode-se contar com a ajuda externa de um profissional de RH e um contador.
Quando o processo é interno, vale a pena pensar em automatizá-lo para garantir produtividade e agilidade nas emissões, além de evitar a inserção de dados incorretos.
Entenda como funciona a folha de pagamento e suas peculiaridades, que ajudarão na gestão financeira de sua empresa, mantendo-a saudável e organizada, conferindo nosso artigo. Então, continue conosco e boa leitura!
O que é folha de pagamento?
Também conhecida como holerite, a folha de pagamento é uma ferramenta mensal de controle, composta por uma lista completa que se refere às informações e atividades trabalhistas de cada funcionário da empresa como os vencimentos, bônus, salários e descontos salariais referente ao referido mês.
A folha de pagamento é pautada no decreto 3.049/1999, sendo uma das tarefas de maior importância dentro de uma empresa, objetivando transformar os dados trabalhistas de cada colaborador em dados contábeis, o que permite a realização do cálculo dos valores bruto e líquido de cada remuneração.
Por serem obrigatórias, a elaboração da folha de pagamento e a entrega do recibo de pagamento de cada funcionário, normalmente, as empresas contratam uma contabilidade para auxiliar neste aspecto, para que os cálculos sejam realizados sem erros e dentro dos padrões da lei.
Como é elaborada a folha de pagamento?
Não existe um modelo oficial para a elaboração da folha de pagamento, podendo ser adaptada e ajustada aos critérios de sua empresa, desde que dentro da lei. Mas, para sua elaboração, deve-se considerar as seguintes informações:
- O valor da remuneração de contratação do funcionário;
- A frequência: afastamentos, faltas e atrasos;
- Os descontos de encargos sociais, como o FGTS, por exemplo;
- A forma de pagamento e a data em que o valor estará disponível para o colaborador.
Já para a composição dos salários líquidos, os valores da folha de pagamento são divididos em:
- Proventos: refere-se aos salários, horas extras, remunerações variáveis, adicionais como noturno, periculosidade e insalubridade.
- Descontos: corresponde aos descontos como faltas, INSS, benefícios, contribuição sindical e outros descontos que variam conforme o acordo entre a empresa e o funcionário.
Para entender realmente o que uma empresa gasta com um colaborador além da remuneração, confira um pequeno resumo dos principais pagamentos e descontos que incidem sob a folha de pagamento:
- FGTS: correspondente a 8% do salário e tem a finalidade de amparar o trabalhador em caso de doenças, demissão, e investimentos em moradia.
- INSS: é realizado sobre o valor total do salário, e aqui entra a remuneração, horas extras, 13º salário e adicionais. Serve para garantir os benefícios da aposentadoria.
- 13º salário: refere-se ao valor de um salário extra, pago em duas parcelas.
- IRRF: o Imposto de Renda Retido na Fonte é o desconto destinado ao governo.
- Sindicato: refere-se a diversos descontos dos sindicatos, alguns não obrigatórios e outros sim.
- Atrasos e faltas: faltas não-justificadas podem ser descontadas do salário.
- Vale transporte: o desconto na folha de pagamento é de 6% sobre o salário.
Vale lembrar que ainda podem haver outras despesas como Vale-alimentação, Vale-refeição, Plano de saúde, Odontológico etc.
Como manter o controle da Folha de Pagamento?
Realizar o lançamento dos vencimentos e deduções mensais de cada colaborador, corretamente, na folha de pagamento, é uma tarefa necessária para qualquer empresa se manter organizada e em dia com as obrigações legais.
Ademais, o controle conciso da folha de pagamento impacta diretamente no negócio, assim como a sua falta de holerites pode ocasionar em enormes prejuízos e problemas legais para a empresa.
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