Qual o prazo para guardar os documentos da empresa?4 min read
Saiba qual é o prazo legal para guarda de documentos empresariais
Sem dúvidas, organizar os documentos é uma tarefa comum, mas que exige atenção para que não cause dores de cabeça posteriormente. Por isso, é fundamental saber por quanto tempo deve-se guardar os documentos da empresa.
Além disso, cada registro e importância é diferente, pois os documentos podem ser divididos em trabalhista e tributário, para facilitar na organização dos mesmos. Gerir este controle com eficiência, evita o acúmulo desnecessário de papéis, já que alguns podem ser descartados após certo período e outros devem ser guardados para sempre, ou seja, sem data limite.
Para os contadores, esta informação é essencial para orientar cada cliente na hora de uma auditoria, inclusive. Para os empresários, serve de grande valia para otimizar o trabalho de seus colaboradores quanto a arquivamento, consulta de informações fiscais etc.
Continue conosco e descubra o prazo legal que os documentos da empresa devem ser guardados. Boa leitura!
Qual o prazo de guarda de documentos?
A tecnologia trouxe a comodidade em permitir que alguns documentos já sejam digitais e, por isso, seu arquivamento em nuvem possibilita um controle mais fluido. Contudo, os documentos digitais também têm validade.
Confira o prazo previsto para que cada documento fique guardado, logo abaixo:
Documentos tributários:
- Prazo legal: 5 anos
– Livros contábeis e fiscais;
– Simples Nacional;
– Sistemas eletrônicos de dados de escrituração contábil e fiscal;
– Imposto de Renda;
– Declaração de Ajuste Anual (deve-se guardar a declaração e seus comprovantes de lançamentos juntamente);
– PIS (Programa de Integração Social);
– Comprovantes de lançamentos em geral, assim como recibos e notas fiscais;
– Declarações: Dirf, DIPJ e DCTF;
– Cofins (Contribuição para Financiamento da Seguridade Social);
– CSLL (Contribuição Social sobre Lucro Líquido).
Documentos trabalhistas e previdenciários
- Prazo legal: 30 anos
– Guia de recolhimento rescisório do FGTS e de contribuição social;
– FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço);
– Guia de Recolhimento do FGTS e GFIP ( Informações à Previdência Social).
- Prazo legal: 10 anos
– Sistemas eletrônicos de dados previdenciários e trabalhistas;
– Folha de pagamento.
- Prazo legal: 5 anos
– Sistemas eletrônicos de dados trabalhistas e previdenciários;
– GRCSU (Contribuição sindical);
– GPS (Contribuição previdenciária);
– Rais (Relação Anual de Informações Sociais);
– Caged (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados).
- Prazo legal: 2 anos
– Termo de rescisão do contrato de trabalho;
– Aviso prévio;
– Pedido de demissão.
- Prazo legal: indeterminado
– Livro e ficha de registro de funcionários;
– Contrato de trabalho.
Como organizar e guardar os documentos da empresa?
Atualmente, a melhor forma de arquivamento seguro é em nuvem. Isso porque a tecnologia garante eficácia na proteção de dados a um baixo custo, sendo uma ferramenta de gestão ótima para facilitar o dia a dia. Confira como guardá-los:
Armazenamento na nuvem
Uma excelente opção, já que o armazenamento em nuvem permite que qualquer funcionário autorizado tenha acesso aos documentos e com segurança de dados, com facilidade, através de um celular, tablet ou computador. Basta somente uma conexão com a internet.
Além do mais, este arquivamento reduz custos desnecessários com softwares e manutenções, oferecendo um ótimo custo-benefício por ser mais econômico do que manter um espaço físico, como uma sala de arquivos, para os documentos.
A Klaus, inclusive, possui um eficiente programa na nuvem, utilizando o servidor Microsoft, tornando mais seguro o arquivamento desses documentos importantes e confidenciais.
Arquivos digitais
A proteção de dados é um assunto que deve ser discutido em qualquer empresa, independentemente de seu segmento e porte.
Optando pelo arquivamento de dados na nuvem, a segurança das informações está garantida pelo seu sistema de criptografia, ou seja, impede as invasões, fraudes e vazamentos.
Assim, vale a pena investir na digitalização dos documentos, ainda mais nesta era onde o trabalho home office está em alta e a otimização do tempo é necessária para manter a produtividade de colaboradores e terceirizados.
Garanta a segurança dos documentos de sua empresa
Vimos como armazenar os documentos da empresa, sejam estes digitais ou físicos, é a melhor forma para manter a gestão contábil e fiscal em dia, contribuindo, inclusive, com a comunicação entre os departamentos, pois a organização deixará a rotina mais leve e facilitada.
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