Qual o melhor programa de armazenamento de documentos fiscais?

Armazenar os documentos fiscais é uma obrigação da empresa, ao contrário do que muitos pensam pois deixam seus documentos fiscais com as contabilidades. Existem quem armazene seus documentos em suas máquinas, servidores e até mesmo em pendrives!

Já tivemos um artigo falando um pouco sobre o risco de armazenar notas fiscais incorretamente. Tendo em vista a necessidade das empresas, diversos softwares no mercado começaram a surgir para solucionar esse problema, dentre eles o Klaus Fiscal.

Mas, em meio a todos esses softwares como fazemos para escolher o melhor? Não é uma pergunta difícil de se responder, tudo vai depender de sua necessidade e de algumas análises simples.

O software é seguro?

Segurança é um ponto preocupante nos dias de hoje, principalmente com seus softwares fiscais. Existem softwares para os mais diversos documentos fiscais seja CT-e, NF-e, SAT, NFC-e ou qualquer outro, mas é importante notar na hora de contratar o serviço a qualidade de segurança.

Alguns softwares armazenam seu certificado em nuvem e em seus servidores, outros mantém o certificado apenas na máquina do usuário sem por em risco o certificado do usuário como quando armazenado em algum servidor desconhecido.

A confiabilidade no servidor que gere os documentos fiscais também é importante. Alguns utilizam servidores próprios, sem backup e de péssima qualidade, pergunte para o fornecedor do serviço sobre a localização e origem do servidor.

Verifique também se a empresa contratada mantém-se de acordo com a lei na questão do tempo de armazenamento dos documentos fiscais.

O software é rápido?

Tempo é dinheiro certo? Nós sempre buscamos soluções que nos satisfaçam com objetividade e velocidade.

Alguns softwares possuem uma arquitetura muito complexa e ultrapassada. Verifique se o software que você está cotando para utilização possui uma boa velocidade, informe-se sobre como é feito. O software tem conexão direta com o fornecedor dos documentos fiscais (Sefaz)? O software tem conexão com o servidor da empresa? Qual o fluxo do software?

O software trás alguma vantagem em processo e conteúdo extra?

Como clientes nosso direito é obviamente exigir o melhor pelo preço pago. Antes de fazer a aquisição definitiva do software verifique as vantagens.

O software vai trazer beneficio em seus processos? Ele tem algo extra para oferecer, como por exemplo gerar documentos auxiliares e relatórios? Tudo isso é importante para uma avaliação CUSTO x BENEFICIO.

Teste o software!

Para concluir, uma parte fundamental em nossa escolha é: testar a solução. Nós precisamos saber se o aplicativo é fácil, intuitivo e se nos adequamos bem a ele.

Depois de testar e ver que o software é bom o suficiente e supre suas necessidades de acordo com os pontos levantados você chegou ao software perfeito para sua empresa!