Introdução
A partir de 1º de maio de 2025, entrou em vigor o Ajuste SINIEF nº 2/2025, que trouxe uma atualização importante para a área fiscal: o novo prazo de 132 meses (ou 11 anos) para a guarda dos Documentos Fiscais Eletrônicos (DF-e).
A novidade gerou dúvidas em muitos profissionais e empresas, especialmente sobre quem passa a ser responsável por esse prazo estendido. Afinal, isso muda alguma coisa para os contribuintes?
Neste artigo, vamos explicar com clareza o que esse ajuste determina, quais documentos estão envolvidos e como as empresas devem se posicionar diante da nova norma.
O que é o Ajuste SINIEF nº 2/2025?
O Ajuste SINIEF (Sistema Nacional Integrado de Informações Econômico-Fiscais) é um acordo celebrado entre os Estados, o Distrito Federal e a Receita Federal do Brasil (RFB), com o objetivo de padronizar procedimentos fiscais no país.
O Ajuste SINIEF nº 2/2025, publicado em 11 de abril de 2025, altera a cláusula oitava do Ajuste SINIEF nº 7/2005 e determina que os fiscos estaduais, o Distrito Federal e a Receita Federal deverão armazenar os documentos fiscais eletrônicos por 132 meses a partir da data de autorização do documento.
Quais documentos fiscais estão sujeitos ao novo prazo?
O novo prazo de 11 anos se aplica a todos os principais tipos de documentos fiscais eletrônicos emitidos no Brasil, incluindo:
- NF-e (Nota Fiscal Eletrônica)
- NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica)
- CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico)
- MDF-e (Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais)
- NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica)
Portanto, qualquer documento emitido eletronicamente e autorizado por meio de sistemas oficiais deve ser mantido pelos órgãos de fiscalização por esse novo período.
O prazo mudou para as empresas?
Não. A obrigatoriedade de armazenamento por 11 anos se aplica exclusivamente aos órgãos de fiscalização: Estados, Distrito Federal e Receita Federal.
Para as empresas e contribuintes, nada mudou em relação ao prazo legal: os documentos fiscais eletrônicos devem ser armazenados por, no mínimo, 5 anos, conforme estabelece o artigo 173 do Código Tributário Nacional (CTN).
Essa obrigação legal continua em vigor e não foi alterada pelo novo Ajuste SINIEF.
Por que houve confusão sobre o novo prazo?
A mudança foi amplamente divulgada, especialmente nas redes sociais e grupos de profissionais da área fiscal. Porém, muitos entenderam que o novo prazo de 11 anos também seria exigido das empresas.
Na verdade, o Ajuste SINIEF nº 2/2025 se refere à responsabilidade dos fiscos de manter esses dados disponíveis por um período mais longo. Essa medida visa garantir maior segurança jurídica e rastreabilidade, sobretudo em auditorias e revisões futuras.
Como as empresas devem se preparar?
Mesmo que a legislação exija o armazenamento dos documentos por apenas 5 anos, manter um histórico maior pode trazer benefícios importantes, como:
- Mais segurança em auditorias fiscais
- Facilidade em revisões tributárias
- Referência em disputas jurídicas ou processos retroativos
Além disso, com o crescimento do volume de documentos digitais, confiar em processos manuais ou descentralizados aumenta o risco de extravio e prejuízos com multas.
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Conclusão
O novo prazo de 132 meses (11 anos) para guarda de documentos fiscais eletrônicos é uma obrigação dos órgãos públicos de fiscalização, e não altera a responsabilidade legal das empresas, que continuam obrigadas a manter os XMLs por pelo menos 5 anos.
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