Qual o prazo para guardar os documentos da empresa?

Saiba qual é o prazo legal para guarda de documentos empresariais

Sem dúvidas, organizar os documentos é uma tarefa comum, mas que exige atenção para que não cause dores de cabeça posteriormente. Por isso, é fundamental saber por quanto tempo deve-se guardar os documentos da empresa.

Além disso, cada registro e importância é diferente, pois os documentos podem ser divididos em trabalhista e tributário, para facilitar na organização dos mesmos. Gerir este controle com eficiência, evita o acúmulo desnecessário de papéis, já que alguns podem ser descartados após certo período e outros devem ser guardados para sempre, ou seja, sem data limite.

Para os contadores, esta informação é essencial para orientar cada cliente na hora de uma auditoria, inclusive. Para os empresários, serve de grande valia para otimizar o trabalho de seus colaboradores quanto a arquivamento, consulta de informações fiscais etc.

Continue conosco e descubra o prazo legal que os documentos da empresa devem ser guardados. Boa leitura!

Qual o prazo de guarda de documentos?

A tecnologia trouxe a comodidade em permitir que alguns documentos já sejam digitais e, por isso, seu arquivamento em nuvem possibilita um controle mais fluido. Contudo, os documentos digitais também têm validade.

Confira o prazo previsto para que cada documento fique guardado, logo abaixo:

Documentos tributários:

Prazo legal: 5 anos

– Livros contábeis e fiscais;

– Simples Nacional;

– Sistemas eletrônicos de dados de escrituração contábil e fiscal;

– Imposto de Renda;

– Declaração de Ajuste Anual (deve-se guardar a declaração e seus comprovantes de lançamentos juntamente);

– PIS (Programa de Integração Social);

– Comprovantes de lançamentos em geral, assim como recibos e notas fiscais;

– Declarações: Dirf, DIPJ e DCTF;

– Cofins (Contribuição para Financiamento da Seguridade Social);

– CSLL (Contribuição Social sobre Lucro Líquido).

Documentos trabalhistas e previdenciários

Prazo legal: 30 anos

– Guia de recolhimento rescisório do FGTS e de contribuição social;

– FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço);

– Guia de Recolhimento do FGTS e GFIP ( Informações à Previdência Social).

Prazo legal: 10 anos

– Sistemas eletrônicos de dados previdenciários e trabalhistas;

– Folha de pagamento.

Prazo legal: 5 anos

– Sistemas eletrônicos de dados trabalhistas e previdenciários;

– GRCSU (Contribuição sindical);

– GPS (Contribuição previdenciária);

– Rais (Relação Anual de Informações Sociais);

– Caged (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados).

Prazo legal: 2 anos

– Termo de rescisão do contrato de trabalho;

– Aviso prévio;

– Pedido de demissão.

Prazo legal: indeterminado

– Livro e ficha de registro de funcionários;

– Contrato de trabalho.

Como organizar e guardar os documentos da empresa?

Atualmente, a melhor forma de arquivamento seguro é em nuvem. Isso porque a tecnologia garante eficácia na proteção de dados a um baixo custo, sendo uma ferramenta de gestão ótima para facilitar o dia a dia. Confira como guardá-los:

Armazenamento na nuvem

Uma excelente opção, já que o armazenamento em nuvem permite que qualquer funcionário autorizado tenha acesso aos documentos e com segurança de dados, com facilidade, através de um celular, tablet ou computador. Basta somente uma conexão com a internet.

Além do mais, este arquivamento reduz custos desnecessários com softwares e manutenções, oferecendo um ótimo custo-benefício por ser mais econômico do que manter um espaço físico, como uma sala de arquivos, para os documentos.

A Klaus, inclusive, possui um eficiente programa na nuvem, utilizando o servidor Microsoft, tornando mais seguro o arquivamento desses documentos importantes e confidenciais.

Arquivos digitais

A proteção de dados é um assunto que deve ser discutido em qualquer empresa, independentemente de seu segmento e porte.

Optando pelo arquivamento de dados na nuvem, a segurança das informações está garantida pelo seu sistema de criptografia, ou seja, impede as invasões, fraudes e vazamentos.

Assim, vale a pena investir na digitalização dos documentos, ainda mais nesta era onde o trabalho home office está em alta e a otimização do tempo é necessária para manter a produtividade de colaboradores e terceirizados.

Garanta a segurança dos documentos de sua empresa

Vimos como armazenar os documentos da empresa, sejam estes digitais ou físicos, é a melhor forma para manter a gestão contábil e fiscal em dia, contribuindo, inclusive, com a comunicação entre os departamentos, pois a organização deixará a rotina mais leve e facilitada.

Entre em contato com nossos consultores Klaus e descubra como podemos ajudá-lo no armazenamento digital, para que você tenha mais tempo planejando suas metas, sem se preocupar com a segurança dos seus dados.