A importância do certificado digital para empresas e contadores

Conheça todas as vantagens de obter um certificado digital para o seu negócio

Pequenas e médias empresas, assim como os escritórios de contabilidade, têm de lidar diariamente com burocracias fiscais e obrigações tributárias. Nesse cenário, o certificado digital facilita, desburocratizando e otimizando as etapas constituídas pela Lei.

Assim, obter o certificado digital é de extrema importância para facilitar a vida dos empreendedores e dos profissionais contábeis que lidam o tempo todo com demandas fiscais, orientando a seus clientes e gerindo seu próprio escritório de contabilidade.

Por isso, neste artigo, abordaremos como funciona este documento digital e apresentaremos as suas vantagens. Continue conosco e boa leitura!

O que é o certificado digital?

O certificado digital é como se fosse a identidade digital da pessoa jurídica ou seu RG digital, identificando o usuário. Além disso, possibilita a assinatura de documentos e contratos, permitindo realizar transações online mais seguras. Por este motivo, é exigido nas aplicações governamentais.

A aplicação do certificado digital garante a identidade do emissor, assim como sua confidencialidade.

Sendo uma tecnologia de autenticação, o certificado é utilizado para validar diversas operações jurídicas. Sua estrutura, basicamente, é composta por uma dupla de chaves únicas e criptográficas, contemplando reconhecimento biométrico, ou seja, coleta de digital e reconhecimento facial, junto com etapas de conferência de dados para garantir a segurança dos processos autenticados através da certificação.

O aconselhável é que todas as empresas façam uso do certificado. Entretanto, somente as empresas do Lucro Real e Lucro Presumido e as que emitem NF-e são obrigadas a obter um certificado digital, já que enviam declarações que, legalmente, exigem uma maior segurança.

Vantagens em obter o certificado digital

Dentre as várias vantagens, conheça algumas:

Possibilita a assinatura de documentos digitalmente, como atestados, contratos, laudos, procurações, petições, prescrições e muitos outros;

Permite a emissão de nota fiscal eletrônica com assinatura (NF-e);

Autentica declarações, escriturações contábeis e fiscais, demonstrativos e solicitações, como Seguro-Desemprego; IR e DCTF Web;

Permite o acesso a portais e serviços governamentais restritos, como o e-CAC da Receita Federal;

Mais agilidade nos processos, economizando tempo e recursos, já que substitui papéis desnecessários e corta gastos com deslocamento impressões, além de dispensar o reconhecimento de firma em cartório;

Otimização de tempo, possibilitando que o profissional contábil resolva as demandas tributárias de cada cliente apenas com um clique;

Garante uma segurança inigualável às operações, já que a tecnologia de sua estrutura é inviolável e assegura validade jurídica;

Garante a segurança de transações bancárias;

Possibilita participar de leilões eletrônicos e criar procurações eletrônicas;

Permite o envio de informações para o eSocial.

Tipos de certificados eletrônicos

Há muitos tipos de certificados digitais, sendo cada um deles exigido em determinados serviços. Dessa forma, é fundamental conhecê-los a fim de identificar qual será necessário utilizar.

A1

É o mais utilizado, tendo como principal objetivo conferir autenticidade para arquivos digitais. Possui validade de um ano. É utilizado por organizações e profissionais independentes que necessitam validar muitos documentos.

A3

Garante segurança aos dados, armazenados e incopiáveis. É emitido e armazenado em pen drive ou um cartão de plástico chipado. Possui validade de três anos.

e-CNPJ

Imprescindível, este certificado é indicado para empresas que precisam assinar contratos, fazer operações online e emitir procurações, assegurando a identificação da pessoa jurídica, integridade da transação e a autenticidade do documento. Este é um modelo de certificado digital armazenado em nuvem, e sua autorização de uso acontece através de um aplicativo instalado no smartphone.

NF-e

Este é um certificado indicado para validar juridicamente a emissão da nota fiscal, sendo utilizado para a assinatura das notas, possibilitando segurança anti-fraudes.

Tipo S

Utilizado por quem precisa de sigilo para transações, possibilita o compartilhamento de informações de forma segura, através de um sistema criptografado onde as informações só podem ser acessadas mediante autorização.

Tipo T

Possui função de atentar quando um documento foi originalmente emitido, evitando fraudes em documentos digitais.

Reduza a burocracia em seu negócio

Viu como o certificado digital faz diferença no dia a dia fiscal das empresas e dos contadores? Ademais, ao utilizar uma assinatura eletrônica, uma empresa garante a veracidade e legitimidade do documento, passando mais credibilidade.

Descomplique a sua rotina o máximo que puder, contanto com tecnologia, mantendo-se em dia com o fisco e evitando complicações como atrasos, desvios de documentos e informações, dentre outras.

Para tal, conte conosco para desburocratizar as etapas de cada processo da sua empresa e escritório contábil. Entre em contato com nossos consultores Klaus e conheça o futuro.