Como funciona a emissão da NF-e?
1. Escolha de um sistema emissor
A emissão da NF-e só pode ser feita por meio de um sistema autorizado e compatível com as normas da Secretaria da Fazenda (SEFAZ). Existem sistemas gratuitos, mas o ideal é optar por uma solução paga e atualizada, que ofereça integração contábil, automações e suporte técnico.
2. Preenchimento dos dados fiscais
Para garantir a validade da nota, é necessário preencher corretamente:
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Dados do emitente e do destinatário (razão social, CNPJ, IE)
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Produtos ou serviços vendidos
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Códigos CFOP e NCM
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Informações de impostos (ICMS, IPI, PIS, COFINS)
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Forma de pagamento e transportadora, quando aplicável
3. Assinatura digital e envio à SEFAZ
Após o preenchimento, a nota é assinada digitalmente com um Certificado Digital (A1 ou A3) e enviada à SEFAZ.
Se todos os dados estiverem corretos, a Secretaria devolve a Autorização de Uso, que valida oficialmente a operação.
4. Armazenamento do XML e envio da DANFE
Com a autorização, são gerados dois arquivos:
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XML: o arquivo digital da NF-e, com validade jurídica.
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DANFE: um espelho do XML, que pode ser impresso ou enviado em PDF para facilitar a visualização.
Ambos devem ser enviados ao cliente, mas somente o XML é o documento oficial.
Qual é a diferença entre XML e DANFE?
Essa é uma das dúvidas mais comuns entre empresários e até contadores iniciantes:
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XML: é o documento fiscal oficial, com todas as informações da nota. Ele é assinado digitalmente e deve ser armazenado por 5 anos.
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DANFE: é o Documento Auxiliar da NF-e, uma representação gráfica do XML. Serve apenas como consulta rápida e não possui validade jurídica.
Atenção: guardar apenas o DANFE não é suficiente. O Fisco exige a guarda do XML original.
Quais são os tipos de notas fiscais eletrônicas?
A NF-e é apenas uma das modalidades de documentos fiscais eletrônicos. Veja os principais modelos utilizados no Brasil:
NF-e (modelo 55)
Utilizada para venda de produtos, geralmente em operações entre empresas (B2B).
NFC-e (modelo 65)
Usada no varejo para vendas diretas ao consumidor final, substituindo o antigo cupom fiscal.
NFS-e
Emitida por prestadores de serviços. Sua emissão é feita no sistema da prefeitura de cada município.
CT-e
Conhecimento de Transporte Eletrônico, usado para formalizar o transporte de cargas.
MDF-e
Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais. Agrupa várias NF-es ou CT-es em uma única operação de transporte.
Quais são os benefícios da NF-e?
A adoção da NF-e traz diversas vantagens para empresas, escritórios contábeis e órgãos públicos:
Para empresas:
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Redução de custos com papel e impressão
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Mais agilidade na emissão e envio
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Facilidade no armazenamento e na busca por documentos
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Integração com sistemas contábeis
Para contadores:
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Automatização da coleta de documentos
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Redução da dependência do cliente para envio de XMLs
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Maior controle sobre tributos e obrigações
Para o Fisco:
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Aumento da fiscalização em tempo real
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Redução da sonegação
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Transparência e padronização nacional
Erros comuns na emissão de NF-e
Mesmo com ferramentas automatizadas, alguns erros ainda são frequentes:
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Uso incorreto de CFOP ou NCM
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Informações desatualizadas do cliente (CNPJ, IE, endereço)
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Alíquotas de impostos aplicadas de forma incorreta
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Falha na assinatura digital
Esses erros podem gerar rejeições na SEFAZ, multas e até bloqueio na emissão de novas notas. Por isso, contar com um bom sistema e com orientação contábil é fundamental.
Obrigatoriedade de armazenamento do XML
Segundo a legislação brasileira, os arquivos XML das NF-es emitidas e recebidas devem ser armazenados por no mínimo 5 anos, contados a partir da data de emissão.
Tanto o emitente quanto o destinatário são responsáveis por manter esses documentos acessíveis em caso de auditoria ou fiscalização.
Como a Klaus Tecnologia facilita a gestão de NF-es?
Gerenciar notas fiscais de forma manual pode ser trabalhoso, lento e suscetível a erros. Pensando nisso, a Klaus Tecnologia oferece soluções inteligentes para automatizar e simplificar esse processo:
✅ Armazenamento automático de XMLs
Nosso sistema importa os arquivos diretamente da SEFAZ com o certificado digital, evitando perda de documentos e otimizando o tempo do contador.
✅ Conversão de XML para PDF
Transformamos automaticamente o XML em PDF para facilitar o envio ao cliente e melhorar a visualização dos dados fiscais.
✅ Área do Cliente personalizada
Crie uma área do cliente com sua identidade visual, onde seus clientes acessam suas NF-es de forma prática e segura, sem precisar te solicitar os arquivos.
✅ Aplicativo para o cliente final
Seus clientes acessam as notas pelo celular, com a cara do seu escritório, oferecendo uma experiência moderna e profissional.
✅ Certificado digital com parceria de indicação
A Klaus também oferece um programa de parceria para certificado digital, essencial para assinar e emitir NF-es, garantindo agilidade e comissões para o seu escritório.
Conclusão
A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é essencial para a legalidade das operações fiscais no Brasil. Emiti-la corretamente, armazenar o XML e oferecer uma boa experiência ao cliente são pontos críticos para o sucesso de empresas e contadores.
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